Faktura za hotel – jak ją rozliczyć?

Jeśli firma wysyła swoich pracowników w delegacje lub też z podróży służbowych korzysta sam właściciel, z pewnością prędzej czy później pojawi się ten dylemat. Jak rozliczyć fakturę za hotel? Sprawa tylko teoretycznie jest prosta, bo w praktyce przedsiębiorca musi jednak pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Jakich? O tym przeczytasz w dalszej części artykułu.

Pobyt w hotelu – pamiętaj o fakturze

Hotel po wymeldowaniu gościa oczywiście ma obowiązek wystawienia dokumentu poświadczającego opłacenie transakcji. Nie zawsze jednak otrzyma ją sam gość. Jeśli rezerwował nocleg za pośrednictwem np. platformy rezerwacyjnej dla przedsiębiorców lub skorzystał z usług biura podróży, to de facto rozlicza się właśnie z pośrednikiem i to od niego musi domagać się faktury.

Kolejną sporną kwestią jest wyszczególnienie na fakturze wszelkich usług hotelowych, z jakich gość korzystał w trakcie pobytu. Bardzo często pracownicy na wyraźne życzenie właściciela chcą, aby hotel tego nie robił i po prostu zsumował wszystkie koszty pod jedną pozycją – nocleg. Ma to pomóc w uniknięciu ewentualnych problemów z rozliczeniem faktury. Warto bowiem pamiętać, że jeśli w hotelu gość miał zapewnione śniadanie i za nie zapłacił, to nie może zostać naliczona pełna kwota diety.

Czy fakturę za usługi hotelowe można wrzucić w koszty?

Oczywiście tak, ale tylko pod warunkiem, że pobyt w hotelu był ściśle związany z prowadzeniem działalności gospodarczej. Chodzi o to, aby przedsiębiorca np. nie rozliczał faktury za noclegi wakacyjne, bo zostanie ona odrzucona podczas ewentualnej kontroli skarbowej.

Co ważne usługa hotelowa może zostać zaliczona w poczet kosztów uzyskania przychodu zarówno w sytuacji, gdy z noclegu korzystał pracownik, jak również właściciel firmy. Istotne jest jedynie wykazanie związku pobytu z uzyskaniem przychodu. Może to być chociażby spotkanie handlowe w innym mieście, a nawet kraju.

Po otrzymaniu faktury – czy to od hotelu, czy pośrednika – całą kwotę widniejącą na dokumencie wpisujemy do Księgi Przychodów i Rozchodów pod pozycją numer 13. Pamiętaj, że wpisujemy kwotę brutto, ponieważ zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami przedsiębiorca nie ma możliwości odliczenia podatku VAT za tę usługę. W grę wchodzi tylko odliczenie podatku dochodowego.

Co z noclegiem w zagranicznym hotelu?

Procedura jest identyczna, jak w przypadku hoteli krajowych. Różnica polega wyłącznie na tym, że zagraniczny obiekt wystawi przedsiębiorcy fakturę w walucie miejscowej, np. euro czy dolarach. Z oczywistych względów tej kwoty nie można wpisać do KpiR. Co wówczas należy zrobić?

Przedsiębiorca rozliczając dokument musi dokonać przeliczenia kwoty z waluty obcej na złotówki. Pod uwagę zawsze bierze kurs Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego wystawienie faktury przez hotel.

Podsumowując: usługi hotelowe mogą zostać rozliczone w ramach kosztów uzyskania przychodu, ale nie ma możliwości odliczenia podatku VAT. Aby uniknąć ewentualnych problemów przedsiębiorca musi umieć udowodnić, że pobyt w hotelu był związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.